Wir freuen uns über Ihr Interesse an unserem Unternehmen. Der Datenschutz hat bei der Geschäftsführung der Portamus GmbH einen besonders hohen Stellenwert. Eine Nutzung der Internetseiten ist grundsätzlich ohne jede Angabe personenbezogener Daten möglich. Sofern eine betroffene Person besondere Services über unsere Internetseite in Anspruch nehmen möchte, könnte jedoch eine Verarbeitung personenbezogener Daten erforderlich werden. Ist die Verarbeitung personenbezogener Daten erforderlich und besteht für eine solche Verarbeitung keine gesetzliche Grundlage, holen wir eine Einwilligung der betroffenen Person ein.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt stets im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung und den geltenden landesspezifischen Datenschutzbestimmungen. Mittels dieser Datenschutzerklärung möchte unser Unternehmen die Öffentlichkeit über Art, Umfang und Zweck der von uns erhobenen, genutzten und verarbeiteten personenbezogenen Daten informieren sowie über die Rechte, die betroffenen Personen zustehen.

Die Portamus GmbH hat technische und organisatorische Maßnahmen umgesetzt, um einen möglichst lückenlosen Schutz personenbezogener Daten sicherzustellen. Dennoch können internetbasierte Datenübertragungen Sicherheitslücken aufweisen, sodass ein absoluter Schutz nicht gewährleistet werden kann.

1. Begriffsbestimmungen

Die Datenschutzerklärung verwendet die Terminologie der DSGVO. Die wesentlichen Begriffe sind wie folgt definiert:

a) Personenbezogene Daten: Alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen, einschließlich Kennzeichen wie Namen, Kennnummern, Standortdaten, Online-Kennzeichen oder Merkmale, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität sind.

b) Betroffene Person: Jede identifizierte oder identifizierbare natürliche Person, deren personenbezogene Daten verarbeitet werden.

c) Verarbeitung: Jeder mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführte Vorgang im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten, wie Erheben, Erfassen, Organisieren, Speichern, Anpassen, Auslesen, Abfragen, Verwenden, Offenlegen, Löschen oder Vernichten.

d) Einschränkung der Verarbeitung: Markierung gespeicherter personenbezogener Daten mit dem Ziel, ihre künftige Verarbeitung einzuschränken.

e) Profiling: Jede Art der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten zur Bewertung bestimmter persönlicher Aspekte, insbesondere zur Analyse oder Vorhersage von Aspekten bezüglich Arbeitsleistung, wirtschaftlicher Lage, Gesundheit, persönlicher Vorlieben, Interessen, Zuverlässigkeit, Verhalten oder Aufenthaltsort.

f) Pseudonymisierung: Verarbeitung personenbezogener Daten in einer Weise, dass die Daten ohne Hinzuziehung zusätzlicher Informationen nicht mehr einer spezifischen betroffenen Person zugeordnet werden können, sofern diese zusätzlichen Informationen gesondert aufbewahrt werden und technischen und organisatorischen Maßnahmen unterliegen.

g) Verantwortlicher: Die natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung personenbezogener Daten entscheidet.

h) Auftragsverarbeiter: Eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die personenbezogene Daten im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet.

i) Empfänger: Eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, der personenbezogene Daten offenbart werden, ungeachtet ob es sich bei ihr um einen Dritten handelt oder nicht. Behörden, die im Rahmen eines bestimmten Untersuchungsauftrags Daten erhalten, gelten nicht als Empfänger.

j) Dritter: Eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, außer der betroffenen Person, dem Verantwortlichen, dem Auftragsverarbeiter und den Personen, die unter der unmittelbaren Verantwortung des Verantwortlichen oder des Auftragsverarbeiters befugt sind, die personenbezogenen Daten zu verarbeiten.

k) Einwilligung: Jede von der betroffenen Person freiwillig für einen bestimmten Fall in informierter Weise und unmissverständlich abgegebene Willensbekundung in Form einer Erklärung oder einer sonstigen eindeutigen bestätigenden Handlung, mit der die betroffene Person zu verstehen gibt, dass sie mit der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten einverstanden ist.

2. Name und Anschrift des Verantwortlichen

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes ist:

Portamus GmbH
Inselstr. 27
46149 Oberhausen
Deutschland

Telefon: 0208/30980891
E-Mail: kontakt@portamus.com
Website: portamus.de

Die zuständige Aufsichtsbehörde für den Datenschutz ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW), Postfach 20 04 44, 40102 Düsseldorf, www.ldi.nrw.de.

3. Cookies

Die Internetseiten der Portamus GmbH verwenden Cookies. Cookies sind Textdateien, welche über einen Internetbrowser auf einem Computersystem abgelegt und gespeichert werden.

Zahlreiche Internetseiten und Server verwenden Cookies, die eine Kennung enthalten — eine sogenannte Cookie-ID. Eine Cookie-ID ist eine eindeutige Kennung des Cookies, bestehend aus einer Zeichenfolge, durch welche Internetseiten und Server dem konkreten Internetbrowser zugeordnet werden können, in dem das Cookie gespeichert wurde. Dies ermöglicht es den besuchten Internetseiten und Servern, den individuellen Browser der betroffenen Person von anderen Internetbrowsern, die andere Cookies enthalten, zu unterscheiden. Ein bestimmter Internetbrowser kann über die eindeutige Cookie-ID wiedererkannt und identifiziert werden.

Durch den Einsatz von Cookies kann die Portamus GmbH den Nutzern dieser Internetseite nutzerfreundlichere Services bereitstellen, die ohne die Cookie-Setzung nicht möglich wären. Mittels eines Cookies können die Informationen und Angebote auf unserer Internetseite im Sinne des Benutzers optimiert werden. Cookies ermöglichen uns die Wiedererkennung der Nutzer unserer Internetseite.

Die betroffene Person kann die Setzung von Cookies durch unsere Internetseite jederzeit mittels einer entsprechenden Einstellung des genutzten Internetbrowsers verhindern und damit der Setzung von Cookies dauerhaft widersprechen. Bereits gesetzte Cookies können jederzeit über einen Internetbrowser oder andere Softwareprogramme gelöscht werden. Dies ist in allen gängigen Internetbrowsern möglich. Deaktiviert die betroffene Person die Setzung von Cookies, können möglicherweise nicht alle Funktionen unserer Internetseite vollumfänglich genutzt werden.

4. Erfassung von allgemeinen Daten und Informationen

Die Internetseite der Portamus GmbH erfasst mit jedem Aufruf der Internetseite durch eine betroffene Person oder ein automatisiertes System eine Reihe von allgemeinen Daten und Informationen. Diese allgemeinen Daten und Informationen werden in den Logfiles des Servers gespeichert. Erfasst werden können:

  1. die verwendeten Browsertypen und Versionen
  2. das vom zugreifenden System verwendete Betriebssystem
  3. die Internetseite, von welcher ein zugreifendes System auf unsere Internetseite gelangt (sogenannte Referrer)
  4. die Unterwebseiten, welche über ein zugreifendes System auf unserer Internetseite angesteuert werden
  5. das Datum und die Uhrzeit eines Zugriffs auf die Internetseite
  6. eine Internet-Protokoll-Adresse (IP-Adresse)
  7. der Internet-Service-Provider des zugreifenden Systems
  8. sonstige ähnliche Daten und Informationen, die der Gefahrenabwehr im Falle von Angriffen auf unsere IT-Systeme dienen

Bei der Nutzung dieser allgemeinen Daten und Informationen zieht die Portamus GmbH keine Rückschlüsse auf die betroffene Person. Diese Informationen werden vielmehr benötigt, um:

  1. die Inhalte unserer Internetseite korrekt auszuliefern
  2. die Inhalte unserer Internetseite sowie die Werbung für diese zu optimieren
  3. die dauerhafte Funktionsfähigkeit unserer IT-Systeme und der Technik unserer Internetseite zu gewährleisten sowie
  4. um Strafverfolgungsbehörden im Falle eines Cyberangriffes die zur Strafverfolgung notwendigen Informationen bereitzustellen

Diese anonym erhobenen Daten und Informationen werden durch die Portamus GmbH daher einerseits statistisch und ferner mit dem Ziel ausgewertet, den Datenschutz und die Datensicherheit in unserem Unternehmen zu erhöhen, um letztlich ein optimales Schutzniveau für die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten sicherzustellen. Die anonymen Daten der Server-Logfiles werden getrennt von allen durch eine betroffene Person angegebenen personenbezogenen Daten gespeichert.

5. Kontaktmöglichkeit über die Internetseite

Die Internetseite der Portamus GmbH enthält aufgrund von gesetzlichen Vorschriften Angaben, die eine schnelle elektronische Kontaktaufnahme zu unserem Unternehmen sowie eine unmittelbare Kommunikation mit uns ermöglichen, was ebenfalls eine allgemeine Adresse der sogenannten elektronischen Post (E-Mail-Adresse) umfasst. Sofern eine betroffene Person per E-Mail oder über ein Kontaktformular den Kontakt mit dem für die Verarbeitung Verantwortlichen aufnimmt, werden die von der betroffenen Person übermittelten personenbezogenen Daten automatisch gespeichert. Solche auf freiwilliger Basis von einer betroffenen Person an den für die Verarbeitung Verantwortlichen übermittelten personenbezogenen Daten werden für Zwecke der Bearbeitung oder der Kontaktaufnahme zur betroffenen Person gespeichert. Es erfolgt keine Weitergabe dieser personenbezogenen Daten an Dritte.

6. Routinemäßige Löschung und Sperrung von personenbezogenen Daten

Der für die Verarbeitung Verantwortliche verarbeitet und speichert personenbezogene Daten der betroffenen Person nur für den Zeitraum, der zur Erreichung des Speicherungszwecks erforderlich ist oder sofern dies durch den europäischen Richtlinien- und Verordnungsgeber oder einen anderen Gesetzgeber in Gesetzen oder Vorschriften vorgesehen wurde.

Entfällt der Speicherungszweck oder läuft eine vom europäischen Richtlinien- und Verordnungsgeber oder einem anderen zuständigen Gesetzgeber vorgeschriebene Speicherfrist ab, werden die personenbezogenen Daten routinemäßig und entsprechend den gesetzlichen Vorschriften gesperrt oder gelöscht.

7. Rechte der betroffenen Person

a) Recht auf Bestätigung: Jede betroffene Person hat das Recht zu verlangen, dass der für die Verarbeitung Verantwortliche bestätigt, ob sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden.

b) Recht auf Auskunft: Jede von der Verarbeitung personenbezogener Daten betroffene Person hat das Recht, jederzeit vom Verantwortlichen unentgeltliche Auskunft über die zu seiner Person gespeicherten personenbezogenen Daten und eine Kopie dieser Auskunft zu erhalten, einschließlich Informationen über Verarbeitungszwecke, Datenkategorien, Empfängerkategorien, geplante Speicherdauer, Berichtigungs- oder Löschungsrechte, Beschwerderechte, Datenherkunft sowie das Bestehen automatisierter Entscheidungsfindung.

c) Recht auf Berichtigung: Jede von der Verarbeitung betroffene Person hat das Recht, die unverzügliche Berichtigung sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten zu verlangen. Ferner steht der betroffenen Person das Recht zu, unter Berücksichtigung der Zwecke der Verarbeitung die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen.

d) Recht auf Löschung (Recht auf Vergessenwerden): Jede von der Verarbeitung betroffene Person hat das Recht, vom Verantwortlichen zu verlangen, dass die sie betreffenden personenbezogenen Daten unverzüglich gelöscht werden, sofern einer der folgenden Gründe zutrifft: Die personenbezogenen Daten sind für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, nicht mehr notwendig; die betroffene Person widerruft ihre Einwilligung; die betroffene Person legt Widerspruch ein; die Daten wurden unrechtmäßig verarbeitet; eine Löschung ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich; oder die Daten wurden im Zusammenhang mit angebotenen Diensten der Informationsgesellschaft erhoben.

e) Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: Jede von der Verarbeitung betroffene Person hat das Recht, vom Verantwortlichen die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, wenn die Richtigkeit der Daten bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, der Verantwortliche die Daten nicht länger benötigt, oder ein Widerspruch eingelegt wurde und noch geprüft wird.

f) Recht auf Datenübertragbarkeit: Jede von der Verarbeitung betroffene Person hat das Recht, die sie betreffenden personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und diese Daten einem anderen Verantwortlichen zu übermitteln, sofern die Verarbeitung auf einer Einwilligung oder einem Vertrag beruht und mithilfe automatisierter Verfahren erfolgt.

g) Widerspruchsrecht: Jede von der Verarbeitung betroffene Person hat das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung sie betreffender personenbezogener Daten, die auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen. Die Portamus GmbH verarbeitet die personenbezogenen Daten im Falle des Widerspruchs nicht mehr, es sei denn, es können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachgewiesen werden. Werden personenbezogene Daten verarbeitet, um Direktwerbung zu betreiben, hat die betroffene Person das Recht, jederzeit Widerspruch einzulegen.

h) Automatisierte Entscheidungen im Einzelfall einschließlich Profiling: Jede von der Verarbeitung betroffene Person hat das Recht, nicht einer ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung — einschließlich Profiling — beruhenden Entscheidung unterworfen zu werden, die ihr gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt, sofern die Entscheidung nicht für den Abschluss oder die Erfüllung eines Vertrags erforderlich ist, aufgrund von Rechtsvorschriften zulässig ist oder mit ausdrücklicher Einwilligung erfolgt.

i) Recht auf Widerruf einer datenschutzrechtlichen Einwilligung: Jede von der Verarbeitung betroffene Person hat das Recht, eine Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten jederzeit zu widerrufen.

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an kontakt@portamus.com. Wir antworten innerhalb eines Monats gemäß Art. 12 DSGVO.

8. Datenschutz bei Bewerbungen und im Bewerbungsverfahren

Der für die Verarbeitung Verantwortliche erhebt und verarbeitet die personenbezogenen Daten von Bewerbern zum Zwecke der Abwicklung des Bewerbungsverfahrens. Die Verarbeitung kann auch auf elektronischem Wege erfolgen, etwa wenn ein Bewerber entsprechende Bewerbungsunterlagen auf dem elektronischen Wege, beispielsweise per E-Mail oder über ein Webformular, an den Verantwortlichen übermittelt.

Schließt der Verantwortliche einen Anstellungsvertrag mit einem Bewerber, werden die übermittelten Daten zum Zwecke der Abwicklung des Beschäftigungsverhältnisses unter Beachtung der gesetzlichen Vorschriften gespeichert. Wird vom Verantwortlichen kein Anstellungsvertrag mit dem Bewerber geschlossen, so werden die Bewerbungsunterlagen zwei Monate nach Bekanntgabe der Ablehnungsentscheidung automatisch gelöscht, sofern einer Löschung keine sonstigen berechtigten Interessen des Verantwortlichen entgegenstehen — etwa Beweispflichten nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG).

9. Datenschutzbestimmungen zu Einsatz und Verwendung von Matomo

Der für die Verarbeitung Verantwortliche hat auf dieser Internetseite die Komponente Matomo integriert. Matomo ist ein Open-Source-Softwarewerkzeug zur Web-Analyse. Web-Analyse ist die Erhebung, Sammlung und Auswertung von Daten über das Verhalten von Besuchern von Internetseiten. Ein Web-Analyse-Werkzeug erfasst unter anderem Daten darüber, von welcher Internetseite eine betroffene Person auf eine Internetseite gekommen ist (Referrer), auf welche Unterseiten der Internetseite zugegriffen oder wie oft und für welche Verweildauer eine Unterseite betrachtet wurde. Die Web-Analyse wird überwiegend zur Optimierung einer Internetseite eingesetzt.

Die Software wird auf dem Server des Verantwortlichen betrieben; die datenschutzrechtlich sensiblen Logdateien werden ausschließlich auf diesem Server gespeichert und nicht an Dritte weitergegeben.

Matomo setzt ein Cookie auf dem informationstechnologischen System der betroffenen Person. Bei jedem Aufruf einer Seite übermittelt der Browser automatisch Daten — einschließlich der IP-Adresse der betroffenen Person — an den Server. Diese Daten werden zu Analysezwecken gespeichert und nicht an Dritte weitergegeben.

Die betroffene Person kann die Setzung von Cookies jederzeit über ihre Browsereinstellungen verhindern oder bereits gesetzte Cookies löschen. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, der Erfassung der durch Matomo erzeugten Daten zu widersprechen, indem ein Opt-Out-Cookie gesetzt wird. Wird das IT-System der betroffenen Person zu einem späteren Zeitpunkt gelöscht, formatiert oder neu installiert, ist ein neues Opt-Out-Cookie zu setzen. Das Setzen des Opt-Out-Cookies kann die Funktionsfähigkeit unserer Internetseite beeinträchtigen.

Weitere Informationen und die geltenden Datenschutzbestimmungen von Matomo können unter matomo.org/privacy abgerufen werden.

10. Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Die Verarbeitungen der Portamus GmbH erfolgen auf folgenden Rechtsgrundlagen:

  • Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO — Verarbeitung auf Grundlage einer erteilten Einwilligung
  • Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — Verarbeitung zur Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen
  • Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO — Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung (z.B. steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten)
  • Art. 6 Abs. 1 lit. d DSGVO — Verarbeitung zum Schutz lebenswichtiger Interessen der betroffenen Person oder einer anderen natürlichen Person
  • Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — Verarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten, sofern nicht die Interessen oder Grundrechte der betroffenen Person überwiegen

11. Berechtigte Interessen an der Verarbeitung

Basiert die Verarbeitung personenbezogener Daten auf Artikel 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, besteht unser berechtigtes Interesse in der Durchführung unserer Geschäftstätigkeit zugunsten des Wohlergehens aller unserer Mitarbeiter und unserer Anteilseigner.

12. Dauer der Speicherung personenbezogener Daten

Das Kriterium für die Dauer der Speicherung von personenbezogenen Daten ist die jeweilige gesetzliche Aufbewahrungsfrist. Nach Ablauf der Frist werden die entsprechenden Daten routinemäßig gelöscht, sofern sie nicht mehr zur Vertragserfüllung oder Vertragsanbahnung erforderlich sind:

  • Kontaktformular-Daten — bis zu 2 Jahre ab erstem Kontakt, soweit kein laufendes Kundenverhältnis besteht
  • Vertrags- und Projektdaten — 10 Jahre gemäß handelsrechtlicher Aufbewahrungspflicht (§ 257 HGB)
  • Marketing-Kontaktdaten — bis zu Ihrer Abbestellung oder einem Löschungsantrag

13. Gesetzliche oder vertragliche Vorschriften zur Bereitstellung personenbezogener Daten

Wir klären Sie darüber auf, dass die Bereitstellung personenbezogener Daten zum Teil gesetzlich vorgeschrieben ist (z.B. Steuervorschriften) oder sich auch aus vertraglichen Regelungen ergeben kann. Mitunter kann es zur Erfüllung eines Vertrags erforderlich sein, dass eine betroffene Person uns personenbezogene Daten bereitstellt, die in der Folge von uns verarbeitet werden müssen. Die betroffene Person ist beispielsweise verpflichtet, uns Daten bereitzustellen, wenn unser Unternehmen mit ihr einen Vertrag abschließt. Das Nichtbereitstellen der personenbezogenen Daten hätte zur Folge, dass der Vertrag mit dem Betroffenen nicht geschlossen werden könnte.

Vor einer Bereitstellung personenbezogener Daten durch die betroffene Person muss sich die betroffene Person an einen unserer Mitarbeiter wenden. Unser Mitarbeiter klärt die betroffene Person einzelfallbezogen darüber auf, ob die Bereitstellung der personenbezogenen Daten gesetzlich oder vertraglich vorgeschrieben oder für den Vertragsabschluss erforderlich ist, ob eine Verpflichtung zur Bereitstellung der personenbezogenen Daten besteht und welche Folgen die Nichtbereitstellung der personenbezogenen Daten hätte.

14. Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung

Als verantwortungsbewusstes Unternehmen verzichtet die Portamus GmbH auf eine automatische Entscheidungsfindung oder ein Profiling.